Notariat jest niezbędnym uczestnikiem tworzenia i urzeczywistniania struktur prawnych wolnego rynku. Notariusz wykonuje funkcje publiczne i jest wyposażony przez Państwo w moc nadawania charakteru urzędowego oświadczeniom osób, które się do niego o to zwracają oraz w moc nadawania takiego charakteru innym czynnościom przewidzianym przez prawo. Notariusz zapewnia stronom bezpieczeństwo obrotu, a swoją pracę wykonuje w ramach wolnego zawodu, stosując przepisy obowiązującego prawa i przestrzegając zasad etyki i praw człowieka oraz dbając o godność zawodu. Dlatego w oparciu o art. 45_40 § 1, pkt 7 Prawa o notariacie Krajowa Rada Notarialna uchwala Kodeks Etyki Zawodowej Notariusza.
Rozdział 1. Przepisy ogólne
§ 1. Obowiązek przestrzegania zasad moralnych i etyki
Notariusz jest zobowiązany do przestrzegania podstawowych zasad moralnych, a także zasad etyki zawodowej objętych niniejszym Kodeksem.
§ 2. Zadania organów samorządu notarialnego
Organy samorządu notarialnego czuwają nad przestrzeganiem przez notariuszy zasad wymienionych w § 1, oraz reagują na łamanie tych zasad.
§ 3. Oświadczenie o przestrzeganiu postanowień kodeksu
Notariusz po powołaniu obowiązany jest w czasie najbliższego Zgromadzenia Notariuszy Izby potwierdzić, że zaznajomił się z treścią niniejszego Kodeksu i złożyć następujące przyrzeczenie: “Oświadczam, że zapoznałem się z treścią Kodeksu Etyki Zawodowej Notariusza i uroczyście przyrzekam przestrzegać jego postanowień”.
§ 4. Naruszenie zasad kodeksu jako uchybienie godności zawodu
1. Naruszenie obowiązków wynikających z zasad objętych niniejszym Kodeksem stanowi uchybienie powadze i godności zawodu, za które notariusz odpowiada dyscyplinarnie na podstawie art. 50 odpowiedzialność dyscyplinarna notariusza, Prawa o notariacie.
2. Zasady objęte niniejszym Kodeksem należy stosować odpowiednio do publicznej działalności pozazawodowej notariusza.
§ 5. Stosowanie zasad kodeksu do emerytowanych notariuszy, asesorów, aplikantów
Przepisy niniejszego Kodeksu stosuje się odpowiednio do emerytowanych notariuszy, asesorów notarialnych i aplikantów notarialnych.
Rozdział 2. Obowiązki ogólne notariusza
§ 6. Podstawowe zasady obowiązujące notariusza
Podstawowymi zasadami obowiązującymi notariusza są: uczciwość, rzetelność, niezależność oraz bezstronność i zachowanie tajemnicy zawodowej.
§ 7. Dbanie o powagę, godność zawodu
Notariusz winien swą postawą i działaniem dawać dobre świadectwo zawodowi oraz dbać o powagę, honor i godność zawodu.
§ 8. Obowiązek dbania o przestrzeganie o zasad etyki przez swoich pracowników
Notariusz obowiązany jest dbać o przestrzeganie zasad etyki również przez innych członków swojego środowiska zawodowego oraz przez swoich pracowników.
§ 9. Obowiązek rozwijania wiedzy
Notariusz winien rozwijać swą wiedzę zawodową w celu podnoszenia jakości świadczonych usług w szczególności poprzez udział w szkoleniach i seminariach.
§ 10. Równowaga między publicznym charakterem a statusem wolnego zawodu
Notariusz jako osoba zaufania publicznego wyposażona przez Państwo w określone funkcje władcze, winien dokładać starań, aby w działaniach zachować równowagę między publicznym ich charakterem a swym statusem wolnego zawodu
§ 11. Obowiązki notariusza przy wykonywaniu czynności zawodowych
1. Notariusz zobowiązany jest dokonywać czynności zawodowych zgodnie z prawem, według najlepszej woli i wiedzy oraz z należytą starannością.
2. Zgodność z prawem czynności notarialnej nie wyklucza odpowiedzialności dyscyplinarnej notariusza, jeśli czynność ta została dokonana z naruszeniem zasad etyki zawodowej notariusza.
§ 12. Osobiste wykonywanie czynności
1. Notariusz obowiązany jest dokonywać wszelkich czynności notarialnych osobiście.
2. Nie jest dopuszczalna zgoda notariusza na to, aby osoba korzystająca z bliskich związków z notariuszem wyręczała go w jakichkolwiek działaniach przypisywanych wyłącznie notariuszowi.
§ 13. Wynagrodzenie notariusza
1. Notariuszowi nie wolno poza wynagrodzeniem uzyskiwać innych korzyści ze spraw będących przedmiotem czynności.
2. Notariuszowi nie wolno w związku z czynnościami notarialnymi wynagradzać osób nie zatrudnionych w kancelarii, ani też uzyskiwać od nich dodatkowych korzyści.
§ 14. Kancelaria notariusza
1. Notariuszowi wolno prowadzić kancelarię tylko w jednym lokalu w miejscowości, w której Minister Sprawiedliwości wyznaczył mu siedzibę kancelarii.
2. Przepis ten stosuje się odpowiednio do kancelarii prowadzonej przez notariuszy w formie spółki cywilnej lub partnerskiej.
Rozdział 3. Obowiązki notariusza wobec stron czynności
§ 15. Rozwiązania odpowiadające klientowi
1. Notariusz obowiązany jest do zastosowania takich rozwiązań prawnych, które odpowiadają woli klienta.
2. Starania notariusza w spełnieniu woli klienta nie mogą prowadzić do obejścia prawa.
§ 16. Lojalność wobec państwa
Notariusz zapewniając stosowanie prawa w sposób odpowiadający woli i intencjom stron jest jednocześnie zobowiązany do zachowania lojalności wobec Państwa.
§ 17. Szacunek, zachowanie powagi urzędu i niezależności
Notariusz obowiązany jest dbać o zachowanie powagi urzędu i niezależności, gdy stroną czynności są instytucje państwowe, samorządowe i inne, przy jednoczesnym zachowaniu należytego szacunku wobec osób te instytucje reprezentujących.
§ 18. Odmowa dokonania czynności na skutek sprzeczności interesów
W wypadku konfliktu między stronami bądź oczywistej sprzeczności ich interesów – notariusz obowiązany jest odmówić dokonania czynności.
§ 19. Obowiązek dokonywania czynności przez notariusza
Notariusz, wykonując swój zawód, ma obowiązek postępować zgodnie z zasadą, że dokonywanie czynności to nie tylko jego prawo, ale przede wszystkim ustawowy obowiązek.
§ 20. Zaniechanie dokonania czynności
1. Każde zaniechanie przez notariusza dokonania żądanej czynności dopuszczalnej przez prawo jest odmową jej dokonania. Nie jest takim zaniechaniem wyznaczenie przez notariusza uzasadnionego terminu dokonania czynności, bądź żądanie przedłożenia dokumentów niezbędnych do dokonania czynności.
2. Powyższe stosuje się również do czynności dokonywanych poza kancelarią.
3. Notariusz może odmówić dokonania czynności klientowi, który zachowuje się obraźliwie lub uniemożliwia mu godne wykonywanie zawodu.
§ 21. Zapewnienie bezpieczeństwa, tajemnicy klientowi
1. Notariusz obowiązany jest zapewnić klientom warunki do swobodnego składania oświadczeń oraz zachowania tajemnicy.
2. Notariusz obowiązany jest zapewnić bezpieczne przechowywanie całej dokumentacji, dotyczącej dokonywanych czynności, gwarantujące zachowanie tajemnicy notarialnej.
§ 22. Zachowanie tajemnicy przez pracowników kancelarii
Obowiązkiem notariusza jest dbanie o zachowanie tajemnicy zawodowej przez jego pracowników na zasadach obowiązujących jego samego.
§ 23. Tajemnica zawodowa
1. Zachowanie tajemnicy w rozumieniu art. 18 obowiązek zachowania tajemnicy, Prawa o notariacie należy również do podstawowych obowiązków etycznych notariusza jako powiernika swoich klientów.
2. Tajemnica, o której mowa w ust. 1, obejmuje wszelkie informacje, jakie doszły do wiadomości notariusza w związku z dokonywaną czynnością.
§ 24. Zakres czasowy tajemnicy, zwolnienie od zachowania tajemnicy
1. Obowiązek zachowania tajemnicy wiąże notariusza również:
1. po jego odwołaniu;
2. po śmierci uczestnika czynności.
2. Od obowiązku zachowania tajemnicy zwalnia notariusza orzeczenie sądu albo zgodne oświadczenie wszystkich uczestników czynności notarialnej.
Rozdział 4. Obowiązki notariusza wobec innych notariuszy
§ 25. Obowiązki notariusza w stosunku do innych notariuszy
Notariusz powinien kierować się zasadą lojalności, życzliwości i szacunku w stosunku do innych notariuszy, zachowując wszakże prawo do oceny ich pracy, a zarazem wystrzegając się jakichkolwiek form nieuczciwej konkurencji zawodowej.
§ 26. Przejawy nieuczciwej konkurencji
Nieuczciwa konkurencja przejawia się w szczególności w:
1. faktycznym współdziałaniu z osobami, które zawodowo bądź w innej formie doprowadzają notariuszowi klientów. Rażącym naruszeniem zasady wolnego wyboru jest stosowanie odpłatności wobec takich osób,
2. skreślone
3. stałym stosowaniu, w zależności od przewidywanych przyszłych korzyści własnych, niższych stawek wynagrodzenia w odniesieniu do klientów lepiej sytuowanych materialnie, a wyższych – w odniesieniu do klientów gorzej sytuowanych,
4. monopolizowaniu korzystnych pod względem wynagrodzenia czynności aktowych, przy wykorzystywaniu pomocy przedstawicieli organów administracji i podmiotów gospodarczych,
5. aktywnej postawie notariusza zmierzającej do skupiania w swoim ręku monopolu na powtarzające się czynności aktowe, w których stroną są wskazane w pkt. 4 organy i podmioty,
6. zabieganiu o klienta kosztem merytorycznej jakości czynności i z przekroczeniem przez notariusza granic własnego doświadczenia i własnej wiedzy fachowej,
7. dokonywaniu czynności poza siedzibą własnej kancelarii, z częstotliwością albo w warunkach, które wskazują na naruszenie zasady lojalności,
8. odsyłaniu klientów do innych notariuszy w sprawach pracochłonnych, a mało dochodowych,
9. systematycznym świadczeniu usług przy demonstrowaniu postawy przekraczającej granice uprzejmości – również poprzez zaniechanie żądania niezbędnej dokumentacji i rezygnacji z innych wymagań, które zapewniają prawidłowość dokonanej czynności.
§ 27. Reklama osobista jako działanie nieuczciwej konkurencji
Do działań nieuczciwej konkurencji zalicza się również uprawianie reklamy osobistej, w jakiejkolwiek postaci.
§ 28. Informacje o notariuszach
1. Informacji o notariuszach udzielać mogą środkom przekazu tylko organy samorządu notarialnego.
2. Notariusz winien jest wcześniej informować Radę Izby Notarialnej o swym udziale bądź współpracy z jakimkolwiek środkiem przekazu publicznego.
§ 29. Dokonanie czynności do udokumentowania której przystąpił inny notariusz
1. Notariuszowi nie wolno dokonywać czynności, do udokumentowania której przystąpił już wcześniej inny notariusz.
2. Zakaz wskazany w ust. 1 nie został naruszony wówczas, gdy notariusz, który dokonał czynności, porozumiał się uprzednio z notariuszem, do którego strony zwróciły się wcześniej, lub gdy okoliczności wskazują na to, że strony dobrowolnie zrezygnowały z usług tego notariusza.
§ 30. Dwie kancelarie w jednym budynku
Notariuszowi nie wolno bez zgody Rady Izby Notarialnej otwierać kancelarii w budynku, w którym mieści się już inna kancelaria. Rada może nie wyrazić zgody tylko w przypadku, gdy uruchomienie kancelarii w budynku w którym mieści się już inna kancelaria zagrażałoby przestrzeganiu prawa, w szczególności zagrażałoby powadze lub godności zawodu w rozumieniu Prawa o notariacie lub zasadom wynikającym z ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji.
§ 31. Zakaz krytykowania czynności dokonanych przez innego notariusza
Notariusza obowiązuje zakaz krytykowania wobec klientów czynności dokonanych przez innych notariuszy.
§ 32. Zakaz przejmowania pracowników, aplikantów, asesorów
Niedopuszczalne jest przejmowanie pracowników, aplikantów lub asesorów innego notariusza bez uprzedniego porozumienia się z nim.
§ 33. Zatarg między notariuszami
Gdy istnieje zatarg między notariuszami, mogą oni wystąpić w sporze sądowym po uprzednim przeprowadzeniu postępowania wyjaśniającego przez Radę Izby Notarialnej.
§ 34. Kontrola notariusza
1. Powierzoną notariuszowi kontrolę innego notariusza obowiązany jest on przeprowadzić rzetelnie i obiektywnie.
2. Notariusz przeprowadzający kontrolę jest związany tajemnicą zawodową.
3. Kontrolowany notariusz winien ułatwić osobie kontrolującej wykonywanie jej zadania, i to bez względu na to, czy jest ona, czy też nie jest notariuszem, oraz traktować ją z należytą uprzejmością.
§ 35. Zaznajomienie kontrolowanego ze stwierdzonymi nieprawidłowościami
Osoba kontrolująca winna zaznajomić kontrolowanego ze spostrzeżeniami o stwierdzonych nieprawidłowościach, wydać stosowne zalecenie i dołączyć do swego sprawozdania wyjaśnienia osoby kontrolowanej w przypadku, gdy sporządzone zostały na piśmie.
Rozdział 5. Obowiązki notariusza wobec współpracowników
§ 36. Zapewnienie warunków pracy i udziału w szkoleniach pracownikom
Notariusz obowiązany jest zapewnić asesorom, aplikantom i pracownikom administracyjnym swej kancelarii zadowalające warunki pracy oraz umożliwić im udział w szkoleniach.
§ 37. Bieżąca kontrola pracowników
Notariusz winien na bieżąco kontrolować pracę osób wymienionych w § 36,
§ 38. Obowiązki przed przystąpieniem do pracy osób zatrudnionych
Notariusz obowiązany jest zadbać o to, aby każdy z jego pracowników przed przystąpieniem do pracy w kancelarii:
1. został poinformowany o obowiązkach określonych w § 24,
2. złożył zobowiązanie do ich przestrzegania.
Rozdział 6. Wzajemne obowiązki samorządu notarialnego i notariuszy
§ 39. Obowiązki Rady Izby Notarialnej
Rada Izby Notarialnej winna:
1. dbać o honor notariuszy i zachowanie szacunku dla nich,
2. dbać o przestrzeganie przez notariuszy Prawa o notariacie,
3. troszczyć się o to, aby notariusze i asesorzy wykonywali swój zawód sumiennie i rzetelnie.
§ 40. Obowiązki członka samorządu notarialnego
1. Notariusz wybrany do samorządu winien uczestniczyć w jego pracach.
2. Każdy członek samorządu notarialnego winien swą postawą i działaniem dawać świadectwo zasadzie, według której funkcje i zadania samorządu notarialnego mają wobec społeczności notariuszy przede wszystkim charakter służebny.
3. Każdy członek samorządu winien w szczególności dążyć do realizowania woli ogółu notariuszy, działając rozważnie i zgodnie ze swą najlepszą wiedzą dla ich dobra.
§ 41. Wysłuchanie uwag i wniosków przez Radę Izby Notarialnej
Na żądanie notariusza Rada Izby Notarialnej obowiązana jest wysłuchać jego uwag lub wniosku.
§ 42. Wezwanie do przestrzegania zasad etyki
1. Prezes organu samorządowego po otrzymaniu informacji o łamaniu zasad uczciwości zawodowej i po wysłuchaniu notariusza winien wezwać go do przestrzegana zasad etyki zawodowej.
2. Niezastosowanie się do wezwania, o którym mowa w ust. 1, pociąga za sobą odpowiedzialność dyscyplinarną.
§ 43. Obowiązek przestrzegania uchwał
Obowiązkiem notariusza jest przestrzeganie postanowień zawartych w uchwałach organów samorządu.
§ 44. Współdziałanie i lojalność wobec organów
1. Obowiązkiem notariusza jest współdziałanie z władzami samorządu i lojalność wobec jego organów.
2. Notariusz jest obowiązany do przedłożenia organowi samorządu informacji i materiałów dotyczących wykonywanego zawodu, jakich organ zażąda.
3. Notariusz obowiązany jest stawić się w miejscu posiedzeń Rady swej Izby Notarialnej, na jej wezwanie.
§ 45. Zakaz podejmowania działań zastrzeżonych do właściwości organu samorządowego
Niedopuszczalne jest podejmowanie przez notariusza działań zastrzeżonych wyłącznie do właściwości organu samorządowego.
§ 46. Obowiązek uczestniczenia w walnych zgromadzeniach notariuszy
1. Notariusz obowiązany jest uczestniczyć w walnych zgromadzeniach notariuszy właściwej Izby.
2. Nieuczestniczenie w zgromadzeniu, o którym mowa w ust 1, notariusz obowiązany jest usprawiedliwić.
§ 47. Data wejścia w życie kodeksu
Niniejszy Kodeks wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 1998 roku.